УТВЕРЖДАЮ
Управляющий компанией
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.
Общие положения
1.1 Специалист по делопроизводству (далее- делопроизводитель) относится к категории технических специалистов и состоит в подчинении у начальника отдела кадров.
1.2 На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы, среднее профессиональное образование и специальную подготовку по установленной программе со стажем работы от одного года.
1.3 По распоряжению управляющего компанией делопроизводитель назначается и освобождается от ложности.
1.4 На период отсутствия делопроизводителя на рабочем месте его обязанности выполняет назначенный специалист, который несет полную ответственность за документооборот в компании.
1.5 Делопроизводитель должен знать:
- Трудовой Кодекс РФ
- Политику компании трудовой распорядок
- ГОСТы, нормативно правовые акты по ведению делопроизводства
- Содержание Единой государственной системы делопроизводства
- Организационную структуру компании и ее филиалов
- Внутренние организационно-распорядительные документы
- Процесс прохождения внутреннего документооборота
- Правила использования оргтехники
- Инструкции по технике безопасности.
Должностные обязанности
2.1 Обеспечивать прием и регистрацию входящую корреспонденцию и перераспределять ее в структурные подразделения.
2.2 С утверждением внутреннего документа передавать на исполнение адресатам.
2.3 Оформлять лист согласования.
2.4 Поддерживать актуальную информацию у зарегистрированных документов.
2.5 Обрабатывать и хранить документацию компанию.
2.6 Поддерживать актуальную информацию в реестре документооборота.
2.7 Подготавливать материал на внутренних совещаниях.
2.8 Выполнять отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
2.9 Подготавливать распорядительные документы управляющего по основной деятельности.
2.10 Соблюдать правила внутреннего трудового распорядка.
2.11 Обучать сотрудников оформления и соблюдения сроков исполнения.
Права
3.1 Запрашивать у структурных подразделений информацию, касающихся документооборота организации.
3.2 Предлагать руководству мероприятия, направленные на улучшение деятельности работы.
3.3 Информировать начальника отдела кадров об обнаруженных недостатках в трудовых процессах, касающихся кадровой деятельности.
3.4 Взаимодействовать со структурными подразделениями и запрашивать документы для выполнения своих трудовых обязанностей.
Ответственность
4.1. За невыполнение своих должностных обязанностей, установленных настоящей должностной инструкцией в соответствии с действующим законодательством.
4.2 Нарушение внутреннего трудового распорядка.
4.3 За утрату документов, находящихся в зоне его ответственности.
4.4 За правонарушения, совершенных во время трудовой деятельности.
